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淺析建筑工程項(xiàng)目信息與溝通管理

摘 要：論述了信息管理及其特點(diǎn)、建設(shè)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)及功能和信息管理的發(fā)展趨勢(shì)，從項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)主和智能部門(mén)、機(jī)構(gòu)內(nèi)部等角度論述了項(xiàng)目溝通管理。

關(guān)鍵詞：建筑;信息;溝通

0 引言

溝通是建筑工程信息管理的重要手段，而信息管理又是溝通的基礎(chǔ)，在現(xiàn)代建筑項(xiàng)目管理中必須充分重視溝通管理和信息管理，將其作為項(xiàng)目管理的重要手段才能在良好溝通的基礎(chǔ)上充分利用信息為建筑工程服務(wù)。

1信息管理

信息與信息管理及其特點(diǎn)

信息是指口頭、電子或書(shū)面等方式傳輸?shù)闹R(shí)、新聞或情報(bào)，聲音、文字、數(shù)字和圖像等都是信息表達(dá)的形式，。信息管理則是對(duì)信息傳輸?shù)暮侠斫M織和控制，建筑工程項(xiàng)目的信息管理是指通過(guò)對(duì)各個(gè)系統(tǒng)、各項(xiàng)工作和各個(gè)數(shù)據(jù)的管理，使項(xiàng)目的信息實(shí)現(xiàn)方便有效的獲取、存儲(chǔ)、存檔、處理及交流，旨在通過(guò)有效的項(xiàng)目信息傳輸?shù)慕M織和控制為項(xiàng)目建設(shè)的增值服務(wù)【1】。

建設(shè)項(xiàng)目信息具有以下特點(diǎn)：來(lái)源的廣泛性。建設(shè)項(xiàng)目信息來(lái)源可為業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、材料供應(yīng)單位、監(jiān)理及施工單位中各個(gè)專(zhuān)業(yè)及各個(gè)環(huán)節(jié)，或來(lái)自項(xiàng)目質(zhì)量控制、成本控制、進(jìn)度控制以及合同管理等方面，因此說(shuō)信息來(lái)源非常廣泛，其廣泛性也給信息的收集工作帶來(lái)了很大困難，信息收集的完整性、準(zhǔn)確性等影響著項(xiàng)目管理人員的判斷和決策的正確性和及時(shí)性;

信息資源的非消耗性。建設(shè)項(xiàng)目信息具有可供系統(tǒng)內(nèi)多個(gè)子系統(tǒng)或一個(gè)子系統(tǒng)的不同過(guò)程反復(fù)使用而不被消耗掉，也由于信息資源的非消耗性使得在信息系統(tǒng)中對(duì)信息投資的效果是應(yīng)用越廣、效益越大;

信息量大。建設(shè)項(xiàng)目具有規(guī)模大、涉及面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，導(dǎo)致在項(xiàng)目管理中涉及大量的信息，管理人員既要掌握計(jì)劃的信息又要掌握實(shí)際進(jìn)展信息，并應(yīng)對(duì)其進(jìn)行對(duì)比分析;

信息的系統(tǒng)性。建設(shè)項(xiàng)目信息是在一定時(shí)空內(nèi)形成的，其與建筑工程管理活動(dòng)密切相關(guān)，同時(shí)對(duì)信息的收集、加工、傳遞及反饋應(yīng)是一個(gè)連續(xù)的閉合環(huán)路，因此說(shuō)具有明顯的系統(tǒng)性。

信息管理系統(tǒng)及其功能

建設(shè)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)是由人、計(jì)算機(jī)等組成的能處理工程項(xiàng)目信息的集成化系統(tǒng)，其通過(guò)收集、存儲(chǔ)及分析項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的有關(guān)數(shù)據(jù)來(lái)輔助管理人員和決策者進(jìn)行規(guī)劃、決策和檢查，其核心是輔助項(xiàng)目管理人員進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)控制。該系統(tǒng)分為以下幾個(gè)系統(tǒng)：

成本管理系統(tǒng)。由成本目標(biāo)分解與成本計(jì)劃，實(shí)際成本統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)際成本與計(jì)劃成本的對(duì)比分析，成本變化趨勢(shì)分析，各類(lèi)成本數(shù)據(jù)的查詢機(jī)成本報(bào)表的提供構(gòu)成; 進(jìn)度管理系統(tǒng)。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的編制，實(shí)際進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的動(dòng)態(tài)比較，進(jìn)度變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)，進(jìn)度計(jì)劃的優(yōu)化和調(diào)整，各類(lèi)進(jìn)度數(shù)據(jù)的查詢以及進(jìn)度報(bào)表的提供等;

質(zhì)量管理系統(tǒng)。項(xiàng)目質(zhì)量要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定，施工質(zhì)量管理，工程事故處理記錄以及各種質(zhì)量報(bào)表的提供等;

合同管理系統(tǒng)。合同文件的編制，合同變更及索賠管理，合同信息管理以及相關(guān)法律法規(guī)的查詢等。

項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)

功能更專(zhuān)業(yè)化。信息管理應(yīng)與項(xiàng)目管理理論結(jié)合更為緊密，并且針對(duì)不同的建設(shè)任務(wù)和

不同的管理者，軟件的針對(duì)性也應(yīng)該越來(lái)越強(qiáng);

共享度更高。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)中不同的子系統(tǒng)間應(yīng)通過(guò)一定的數(shù)據(jù)模型和高效的文檔管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)較高程度的信息共享，從而提高信息處理效率;

集成化程度高。建設(shè)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)往往將不同的子系統(tǒng)進(jìn)行集成，且該系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)等其他管理信息系統(tǒng)的集成度也越來(lái)越高，并且更應(yīng)注重與通訊功能和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的集成;

開(kāi)放性的提高。統(tǒng)一的開(kāi)放性標(biāo)準(zhǔn)可使項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)對(duì)具體軟硬件平臺(tái)的依賴(lài)性降低，同時(shí)系統(tǒng)的可移植性和互操作性的不斷提高可更利于項(xiàng)目關(guān)系信息系統(tǒng)的推廣和使用。

2 溝通管理

2.1 項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)主的溝通

項(xiàng)目經(jīng)理首先應(yīng)充分了解項(xiàng)目鉤子的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn)，了解目標(biāo)設(shè)計(jì)和決策背景，以免對(duì)目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的甚至無(wú)效的理解，引起業(yè)主的干預(yù)而給工作帶來(lái)困難;應(yīng)讓業(yè)主一起投入項(xiàng)目全過(guò)程，改變只給其一個(gè)結(jié)果的模式，首先應(yīng)讓業(yè)主了解項(xiàng)目以減少非程序干預(yù)和越級(jí)指揮，使其充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目過(guò)程及難度以便于積極的為項(xiàng)目服務(wù);在作出決策時(shí)應(yīng)充分考慮業(yè)主的期望、習(xí)慣以及價(jià)值觀念等，并應(yīng)充分尊重業(yè)主，及時(shí)向其報(bào)告情況，為業(yè)主提供必要信息以便于其決策;發(fā)生業(yè)主其他部門(mén)的干預(yù)指導(dǎo)等應(yīng)尊重其忠告，對(duì)其進(jìn)行耐心的解釋或說(shuō)明，但應(yīng)避免其直接指導(dǎo)實(shí)施和指揮項(xiàng)目組織成員【2】。

2.2 現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部溝通

在項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的溝通中項(xiàng)目經(jīng)理與技術(shù)專(zhuān)家的溝通非常必要，應(yīng)充分意識(shí)到技術(shù)專(zhuān)家只注重技術(shù)方案的優(yōu)化而對(duì)基層的具體施工了解甚少，因而應(yīng)對(duì)其積極引導(dǎo)以發(fā)揮技術(shù)人員的作用;應(yīng)明確劃分各自的工作職責(zé)，設(shè)計(jì)比較完備的管理工作流程，明確規(guī)定項(xiàng)目中的溝通方式、渠道和時(shí)間，實(shí)現(xiàn)大家按程序、規(guī)則辦事，同時(shí)應(yīng)避免管理程序過(guò)細(xì)，對(duì)其過(guò)于依賴(lài)導(dǎo)致組織僵化的現(xiàn)象;在日常管理決策中應(yīng)采用民主的決策作風(fēng)，避免獨(dú)斷專(zhuān)行，應(yīng)盡量保證所有職員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部的職能和企業(yè)原本職能雙重忠誠(chéng)。

2.3 項(xiàng)目經(jīng)理與職能部門(mén)的溝通

由于項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理間存在權(quán)利和利益間的矛盾，因而其間往往會(huì)有不同的意見(jiàn)甚至出現(xiàn)矛盾，職能經(jīng)理往往不了解或不同情項(xiàng)目經(jīng)理的緊迫感或擴(kuò)大自己的作用，此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將計(jì)劃和預(yù)期向項(xiàng)目提供職能人員或職能服務(wù)作為項(xiàng)目供應(yīng)資源的關(guān)鍵職能部門(mén)經(jīng)理交換意見(jiàn)以取得其贊同;與智能經(jīng)理間建立良好的信息溝通渠道以便于交流。

3 結(jié)語(yǔ)

在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中信息與溝通管理異常重要，其在很大程度上影響著項(xiàng)目最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因而在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)并強(qiáng)化對(duì)其管理使其更好的為建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 索盈，沈俊.建筑施工管理[M]. 北京：清華大學(xué)出版社，2005年.

[2] 本叢書(shū)編審委員會(huì).建筑工程施工項(xiàng)目質(zhì)量與安全管理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2003年.

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